Chữ ký điện tử eSignature là một tính năng của Google Workspace cho phép người dùng yêu cầu và thu thập chữ ký trên các tài liệu Google Docs. Tính năng này giúp hợp lý hóa quy trình ký kết tài liệu, giúp bạn sắp xếp và tiếp tục công việc.
Điều kiện sử dụng
- Tính năng này dành cho khách hàng đủ điều kiện của Workspace (bao gồm cả Workspace Individual).
- Nếu bạn chưa đăng ký gói Google Workspace, hãy đăng ký gói Google Workspace để sử dụng tính năng chữ ký điện tử – eSignature.
Các bước tạo và gửi tài liệu để lấy chữ ký
1/ Mở bảng điều khiển chữ ký điện tử:
- Từ tệp PDF trên Google Drive: Mở tệp > Chữ ký điện tử (góc phải trên cùng).
- Từ Google Tài liệu: Mở tài liệu > Công cụ > Chữ ký điện tử.
2/ Thêm trường chữ ký: Kéo và thả các trường như Chữ ký, Họ tên, Ngày ký vào tài liệu.
3/ Quản lý người ký (nếu có nhiều người):
- Chọn “Quản lý người ký” để thêm (tối đa 10 người) và gán nhãn cho từng người.
- Điều chỉnh người ký được chỉ định cho từng trường nếu cần.
4/ Gửi yêu cầu ký:
- Nhấp vào “Yêu cầu chữ ký”.
- Đặt tên tệp PDF, nhập email người ký và thêm nội dung email (nếu muốn).
- Chọn ngôn ngữ biên bản kiểm tra, xem và chấp nhận Điều khoản dịch vụ.
- Nhấp vào “Yêu cầu chữ ký” để gửi. Người ký sẽ nhận được email thông báo.
Lưu ý:
- Tối đa 200 trường cho mỗi tài liệu và 10 người ký cho mỗi yêu cầu.
- Tệp PDF sẽ bị khóa sau khi gửi yêu cầu.
- Bạn có thể theo dõi tiến trình ký qua tệp PDF hoặc email thông báo.
Chỉnh sửa, hủy và kiểm tra trạng thái
- Chỉnh sửa: Không thể chỉnh sửa sau khi gửi. Hủy yêu cầu và gửi lại nếu cần thay đổi.
- Hủy: Mở tệp PDF > Menu > Xem thêm > Hủy.
- Kiểm tra trạng thái: Mở tệp PDF > Menu > Xem thêm > Chữ ký điện tử hoặc Xem chi tiết.
Ký, từ chối hoặc xem chi tiết yêu cầu (dành cho người nhận)
- Ký: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > điền thông tin và ký các trường được yêu cầu > “Đánh dấu là hoàn tất” > “Đồng ý và tiếp tục”.
- Từ chối: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > “Từ chối”.
- Xem chi tiết: Mở email yêu cầu > nhấp vào đường liên kết > “Xem chi tiết”.
Hoàn tất yêu cầu
- Sau khi hoàn tất, tất cả các bên sẽ nhận được email và bản sao tài liệu cuối cùng trong Drive.
- Biên bản kiểm tra (audit trail) sẽ được đính kèm cuối tệp PDF, ghi lại các sự kiện trong quá trình ký.
Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết cách sử dụng Chữ ký điện tử trên Google Docs và Google Drive, trong quá trình sử dụng có thắc mắc gì có thể liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Google hoặc của Infolinks theo thông tin dưới đây.
Với tư cách là đối tác cấp cao của Google tại Việt Nam, Infolinks hiện đang cung cấp tới đầy đủ các phiên bản Google Workspace mà Google đang cung cấp. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, đăng ký giấy phép Appsheet vui lòng liên hệ với đội ngũ bán hàng của Infolinks theo các kênh thông tin sau:
Infolinks Hà Nội:
- 05A15A, Toà G3, KĐT Vinhomes Green Bay, Đường Lương Thế Vinh, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Tel: 024 3839 8296 – 0966529840 – Mr Đức
- Email: cloud@infolinks.vn
Infolinks TP Hồ Chí Minh:
- Lầu 2, Số 55 Nguyễn Văn Giai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Tel: 08 6880 2299 – 093 261 5788 – Mr Thành
- Email: cloud@infolinks.vn