Trong môi trường làm việc hiện đại, việc phải chuyển đổi qua lại giữa ứng dụng nhắn tin và kho tài liệu lưu trữ thường xuyên làm xao nhãng và tiêu tốn rất nhiều thời gian của nhóm. Bạn đang trao đổi dở dang trên Google Chat, nhưng lại cần kiểm tra tài liệu trên Confluence?
Tin vui dành cho bạn: Atlassian vừa chính thức ra mắt tính năng tích hợp Confluence ngay trong Google Chat. Sự kết hợp này mang toàn bộ ngữ cảnh dự án và tài liệu quan trọng vào ngay cửa sổ chat, giúp đội ngũ làm việc liền mạch, nhanh chóng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Đặc biệt, khi kết hợp cùng hệ sinh thái thông minh của Google Workspace với sự hỗ trợ từ trợ lý AI Gemini, trải nghiệm làm việc số của bạn sẽ nâng lên một tầm cao mới.
Confluence cho Google Chat là gì?
Confluence (từ Atlassian) là không gian lưu trữ, chia sẻ ý tưởng và quản lý tri thức hàng đầu cho doanh nghiệp. Trong khi đó, Google Chat là công cụ giao tiếp thời gian thực quen thuộc trong hệ sinh thái Google Workspace.
Tính năng tích hợp mới cho phép bạn đưa thông tin trực tiếp từ Confluence vào các cuộc hội thoại trên Google Chat. Giờ đây, bạn vừa có thể giữ Google Chat làm trung tâm trao đổi, vừa lấy Confluence làm “nguồn thông tin chuẩn duy nhất” (Source of truth) mà không cần phải liên tục mở nhiều tab trình duyệt.
Các tính năng nổi bật và Cách sử dụng chi tiết
Tính năng tích hợp này mang đến 3 điểm sáng chính giúp tối ưu hóa công việc hàng ngày của bạn:
Xem trước liên kết phong phú
- Cách hoạt động: Khi bạn dán (paste) một đường link trang Confluence vào thẻ chat hoặc không gian làm việc (Spaces) trên Google Chat, ứng dụng sẽ tự động hiển thị thẻ xem trước (preview card).
- Thông tin hiển thị: Thẻ này cung cấp tiêu đề trang, đoạn tóm tắt nội dung ngắn gọn và tên tác giả tạo trang.
- Lợi ích: Đồng nghiệp của bạn có thể nắm bắt ngay bối cảnh và nội dung chính của tài liệu mà không bắt buộc phải nhấp chuột mở sang tab mới.
Nhận thông báo cá nhân theo thời gian thực
- Cách hoạt động: Khi có ai đó nhắc đến bạn (@mention), trả lời bình luận của bạn, hoặc thực hiện chỉnh sửa trên các trang Confluence do bạn sở hữu, một thông báo riêng tư sẽ lập tức gửi đến bạn qua ứng dụng Confluence trong Google Chat.
- Lợi ích: Bạn không lo bỏ lỡ bất kỳ phản hồi hay cập nhật quan trọng nào. Mọi trao đổi liên quan đến bạn đều gom về một nơi duy nhất trên Google Chat.
Cập nhật tự động cho các trang dùng chung
- Cách hoạt động: Bạn có thể thiết lập để nhận thông báo tự động mỗi khi có sự thay đổi trên các trang Confluence được chia sẻ trong nhóm.
- Lợi ích: Cả đội ngũ luôn nắm bắt kịp thời tiến độ dự án và nội dung cập nhật mới nhất, đảm bảo mọi thành viên đều làm việc trên cùng một lượng thông tin đồng bộ.
Lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp và đội ngũ
- Giảm thiểu chuyển đổi ngữ cảnh: Không còn cảnh phải mở hàng chục tab trình duyệt hay chuyển qua lại giữa các cửa sổ. Mọi thông báo và tóm tắt đều có sẵn ngay nơi bạn đang trò chuyện.
- Tăng tốc độ ra quyết định: Nhờ có thông tin xem trước và thông báo thời gian thực, thành viên trong nhóm phản hồi và đưa ra quyết định nhanh hơn.
- Kết hợp sức mạnh hệ sinh thái Google Workspace & AI Gemini: Khi luồng công việc được tập trung trên Google Chat, bạn dễ dàng tận dụng trợ lý AI Gemini trong Google Workspace để tóm tắt ý kiến, soạn thảo phản hồi nhanh hoặc tìm kiếm thông tin liên quan, từ đó tối ưu hóa năng suất làm việc vượt bậc.
Hướng dẫn cách cài đặt và bắt đầu sử dụng
Việc thiết lập rất đơn giản và linh hoạt cho cả Quản trị viên lẫn Người dùng cuối:
Đối với Quản trị viên (Admins)
- Quản trị viên hệ thống có thể cài đặt sẵn add-on Atlassian cho toàn bộ người dùng trong tổ chức thông qua Google Workspace Marketplace.
- Điều này giúp chuẩn hóa công cụ làm việc cho toàn doanh nghiệp chỉ sau vài cú nhấp chuột.
Đối với Người dùng (End Users)
- Điều kiện cần: Bạn cần có một tài khoản Confluence Cloud.
- Các bước thực hiện:
- Mở Google Chat.
- Tìm đến mục Apps (Ứng dụng) > chọn Find apps (Tìm ứng dụng).
- Tìm kiếm từ khóa Confluence (hoặc nằm trong gói tiện ích Atlassian add-on).
- Nhấn Install (Cài đặt) và đăng nhập tài khoản Confluence Cloud của bạn để hoàn tất kết nối.
Khả năng đáp ứng và Đối tượng sử dụng
Tính năng này hiện đã sẵn sàng (Available now) cho:
- Tất cả khách hàng đang sử dụng Google Workspace.
- Người dùng đăng ký gói Google Workspace Individual.
- Người dùng sở hữu tài khoản Google cá nhân.
(Lưu ý: Bạn bắt buộc phải có tài khoản Confluence Cloud để kích hoạt và sử dụng tích hợp này).
Sự kết hợp giữa Confluence và Google Chat là một bước tiến tuyệt vời giúp xóa bỏ rào cản giữa giao tiếp và quản lý tri thức. Đừng quên kết hợp cùng trợ lý thông minh Gemini trong Google Workspace để biến mỗi cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và tinh gọn hơn.
Bạn muốn triển khai ngay giải pháp kết nối Google Chat, Confluence cùng các tính năng AI nâng cao từ Gemini cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ ngay với Infolinks hôm nay để được tư vấn chuyên sâu, hỗ trợ kỹ thuật tận tình và đăng ký trải nghiệm trọn bộ dịch vụ tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!