Google đã công bố một bản cập nhật thú vị cho Google Chat, cho phép tích hợp email trực tiếp vào không gian làm việc (space). Đây sẽ là cách tuyệt vời để các nhóm dễ dàng phân loại hoặc thảo luận nội dung email với các bên liên quan trong space.
Tích hợp Email vào Space trên Google Chat
Bản cập nhật gần đây của Google Workspace cho phép quản trị viên space trên Google Chat tạo địa chỉ email duy nhất cho mỗi space. Khi địa chỉ email được tạo, bất kỳ ai có địa chỉ email đó đều có thể gửi email trực tiếp đến space. Email sẽ xuất hiện dưới dạng thẻ hiển thị đoạn trích ngắn gọn về nội dung email kèm với nút để xem toàn bộ email.
Lợi ích của việc tích hợp email
- Luồng giao tiếp hợp lý: Không cần phải chuyển đổi giữa email và ứng dụng trò chuyện nữa. Giờ đây, bạn có thể quản lý tất cả các cuộc trò chuyện của mình ở một nơi.
- Hợp tác nâng cao: Các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về email, phân loại chúng và thậm chí giao nhiệm vụ cho các thành viên khác, tất cả đều nằm trong space trò chuyện.
- Quy trình làm việc hiệu quả: Việc tích hợp email này có thể giúp các nhóm sắp xếp nội dung email, đặc biệt là đối với các dự án hoặc chủ đề cụ thể.
Cách thiết lập
- Tạo địa chỉ email cho space trên Google Chat: Quản trị viên của space có thể tạo địa chỉ email của space bằng cách nhấp vào tên của space ở góc trên cùng bên trái > Cài đặt space > phần Email > chọn Tạo email (Space settings > Email section > select Generate email)
- Gửi email đến Space: Sau khi tạo địa chỉ email, bất kỳ ai có địa chỉ đều có thể gửi email đến space đó.
- Xem và tương tác: Email sẽ xuất hiện trong space dưới dạng thẻ. Nhấp vào “Xem tin nhắn – View message” để xem toàn bộ email trong Google Groups.
Khi nào có thể sử dụng tính năng này?
Tính năng này sẽ được triển khai dần dần cho người dùng Google Workspace, bắt đầu từ ngày 22 tháng 5 năm 2024 đối với người dùng bản phát hành nhanh và từ ngày 6 tháng 6 năm 2024 đối với người dùng bản phát hành theo lịch trình.
Lưu ý quan trọng:
- Quản trị viên không có quyền kiểm soát đối với tính năng này.
- Người dùng thiết bị di động có thể xem và sao chép địa chỉ email của space nhưng không thể tạo hoặc quản lý địa chỉ email.
- Nếu quản trị viên của bạn đã tắt quyền truy cập vào Google Groups, người dùng sẽ không thể xem toàn bộ email hoặc quản lý email trong Groups.
Tích hợp email vào Google Chat là một bước tiến quan trọng trong việc hợp lý hóa giao tiếp tại nơi làm việc. Hãy dùng thử tính năng mới này và xem nó có thể cải thiện quy trình làm việc của nhóm bạn như thế nào nhé!