Là 1 tính năng có sẵn trên các phiên bản Google Workspace Business Plus và Enterprise Standard trở lên, Google Vault là một ứng dụng đóng vai trò không thể thiếu, hỗ trợ cho quản trị viên của doanh nghiệp trong việc sao lưu và bảo vệ những dữ liệu quan trọng của tổ chức. Với những phiên bản thấp hơn như Business Starter, mặc dù ứng dụng này không có sẵn nhưng rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng bỏ thêm chi phí để mua Vault dưới dạng add-on (ứng dụng bổ trợ). Cùng tìm hiểu xem tại sao Google Vault là gì và tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng tính năng này.
I.TỔNG QUAN VỀ GOOGLE VAULT
Google Vault là gì?
Google Vault là một công cụ quản trị thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace, cho phép bạn giữ lại, tìm kiếm và xuất dữ liệu để hỗ trợ nhu cầu lưu trữ và eDiscovery của tổ chức của bạn, phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, báo cáo hay chống thất thoát dữ liệu do vô tình hoặc bởi những hành động cố ý xóa bỏ dữ liệu.
Google Vault có thể sử dụng cho các dữ liệu sau:
| + Thư email.
+ File, Folder trên Google Drive và Shared Drive + Tin nhắn trên Google Chat và Hangouts (đã bật lưu lịch sử) + Các bản ghi lại cuộc họp, Q&A, nhật ký trò chuyện, thăm dò ý kiến của Google Meet + Tin nhắn trên Google Groups + Google Voice + Google Sites |
 |
Các phiên bản Google Workspace hỗ trợ Google Vault
Google Vault là tính năng được tích hợp sẵn trên những phiên bản sau:
+ Frontline Standard
+ Business Plus
+ Enterprise Standard and Enterprise Plus
+ Tất cả phiên bản Google Workspace for Education
+ Enterprise Essentials and Enterprise Essentials Plus
+ G Suite Business
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Google Workspace Business Starter, Business Standard hoặc Frontline, bạn có thể mua thêm Vault dưới dạng add-on (ứng dụng bổ trợ) cho những người dùng cần thiết.
Liên hệ đối tác uỷ quyền của Google tại Việt Nam để được tư vấn và đăng ký giấy phép Google Vault.
Tính Năng Của Google Vault
1. Quản lý dữ liệu: Thiết lập quy tắc lưu trữ và xóa dữ liệu.
| + Lưu giữ dữ liệu quan trọng của tổ chức: Sau khi thiết lập quy tắc lưu trữ, dữ liệu vẫn được Vault lưu giữ ngay cả khi người dùng xóa dữ liệu và dọn sạch thùng rác của họ. (thông thường dữ liệu do người dùng xóa quá 25 ngày sẽ không thể khôi phục)
+ Xóa dữ liệu nhạy cảm: Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu xóa dữ liệu sau một thời gian nhất định, bạn có thể định cấu hình Vault để xóa dữ liệu đó khỏi tài khoản người dùng. Dữ liệu sẽ được xóa vĩnh viễn. |
 |
2. eDiscovery: Tìm kiếm, lưu giữ và xuất dữ liệu
Với Vault, người dùng được ủy quyền có thể tìm kiếm dữ liệu, khóa và xuất dữ liệu để phân tích.
Vault hỗ trợ các bước đầu tiên của quy trình eDiscovery (Khám phá điện tử).
| Identification: Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu Google Workspace của tổ chức mình theo từng tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày tháng hoặc từ khóa và xem trước các tin nhắn, tệp đính kèm và các tệp được hỗ trợ. |  |
| Preservation: Bạn có thể sao lưu dữ liệu vô thời hạn đối với từng tài khoản, đơn vị tổ chức và nhóm. Đối với Gmail và tin nhắn trò chuyện, bạn có thể đặt điều kiện để giới hạn lưu giữ những email, tin nhắn trùng khớp theo tiêu chí tùy chỉnh. |  |
| Collection: Sau khi tìm kiếm dữ liệu, bạn có thể xuất dữ liệu đó để xử lý và phân tích, bao gồm:
+ Tạo bản sao tất cả dữ liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. + Sử dụng siêu dữ liệu (metadata) để liên kết dữ liệu đã xuất với từng người dùng trong tổ chức của bạn. + Thông tin chứng thực để chứng minh rằng dữ liệu được xuất khớp với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Google. Quá trình xuất dữ liệu có sẵn trong Vault trong 15 ngày, sau đó quá trình xuất sẽ bị xóa để bảo vệ dữ liệu đó. |
 |
Lưu ý:
+ Vault chỉ được sử dụng cho những user có giấy phép Vault đang được gán cho họ. Nếu bạn xóa người dùng hoặc giấy phép, dữ liệu của họ có thể bị xóa vĩnh viễn và không còn khả dụng đối với Vault.
+ Vault sẽ không hoạt động cho tới khi bạn thiết lập các quy tắc lưu trữ. Không thể tìm lại dữ liệu trước khi các quy tắc lưu trữ được thiết lập.
II. Hướng dẫn thiết lập và sử dụng Google Vault
Các bước thiết lập Google Vault
Bước 1: Truy cập https://vault.google.com bằng tài khoản quản trị (admin) Google Workspace.
Bước 2: Trong Vault, nhấp vào Retention (Lưu giữ) để đặt các quy tắc lưu giữ mặc định của tổ chức bạn.
Bước 3: Đặt quy tắc lưu giữ mặc định khi bạn cần giữ tất cả dữ liệu cho một dịch vụ cho tất cả các tài khoản được cấp phép trong tổ chức của mình trong một thời gian nhất định. Hãy nhấp vào một dịch vụ, chẳng hạn như Drive hoặc Gmail để tạo quy tắc.
Bước 4: Chọn khoảng thời gian lưu giữ tin nhắn hoặc tệp.
+ Chọn “vô thời hạn” (Indefinitely) để lưu trữ vĩnh viễn hoặc
+ Chọn “Khoảng thời gian lưu trữ” (Retention period) để lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định và nhập số ngày, từ 1 đến 36.500
Bước 5: Chọn hành động khi quy tắc lưu giữ hết hạn (Action after expiration):
+ Chỉ xóa hoàn toàn những thư đã xóa vĩnh viễn (Purge only permanently deleted message)
+ Xóa hoàn toàn những thư từ hộp thư Gmail và thư đã xóa vĩnh viễn. Quy tắc này sẽ xóa hoàn toàn thư nháp. (Purge message from Gmail mailboxes and permanently deleted message)
Bước 6: Nhấp vào “Lưu” để tạo quy tắc lưu giữ . Nếu bạn đặt khoảng thời gian lưu giữ, Vault sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn hiểu tác dụng của quy tắc lưu giữ này. Tích vào các ô và nhấp vào “Chấp nhận” để tạo quy tắc.
Bước 7: Lặp lại quy trình này cho tất cả các dịch vụ mà bạn muốn đặt quy tắc lưu trữ. Các dịch vụ bạn đã đặt quy tắc sẽ hiển thị khoảng thời gian lưu trữ ở cột “Khoảng thời gian” (Duration)
Bước 8: Ngoài ra bạn có thể đặt các quy tắc lưu giữ tùy chỉnh để giữ dữ liệu cụ thể trong một thời gian nhất định trong tab “Quy tắc tùy chỉnh” (Custom rules). Bạn bấm “Tạo” (Create) để tạo quy tắc lưu giữ dữ liệu với các điều kiện và điều khoản tùy thuộc vào dịch vụ:
Gmail và Groups: Đặt theo đơn vị tổ chức, phạm vi ngày và các cụm từ tìm kiếm cụ thể.
Drive, Meet và Sites: Đặt theo đơn vị tổ chức và xác định ngày hết hạn dựa trên những ngày được sửa đổi gần đây nhất (để giải quyết tình trạng trì trệ) và ngày đã tạo (để giải quyết các yêu cầu tuân thủ) hoặc ngày được chuyển vào thùng rác.
Chat và Hangouts: Đặt theo đơn vị tổ chức hoặc cho tất cả các space chat (không gian trò chuyện) trong tổ chức.
Google Voice dành cho Google Workspace: Thiết lập theo đơn vị tổ chức và loại dữ liệu.
Tìm kiếm và xuất dữ liệu Google Vault
Để tìm kiếm và xuất dữ liệu người dùng, bạn cần tạo một không gian được Google gọi là Matter (Vấn đề), Matter như một thư mục nơi bạn lưu trữ các truy vấn tìm kiếm và xuất dữ liệu. Bạn có thể chia sẻ các “Matter” này với người khác, kể cả người dùng bên ngoài.
Bước 1: Truy cập https://vault.google.com bằng tài khoản quản trị Google Workspace.
Bước 2: Nhấp vào “Vấn đề” (Matters) => Tạo (Create) => Nhập tên và mô tả (tùy chọn) cho matter.
=> Tiếp tục click vào “Tạo” (Create)
Bước 3: Trên tab Search của Matter bạn vừa tạo, hãy chọn Service bạn cần (Gmail, Drive …)
Bước 4: Nhập các thông số tìm kiếm của bạn.
+ Nguồn (Source): Chọn nguồn dữ liệu All data (Tất cả dữ liệu), Held data (Dữ liệu đã lưu giữ) hoặc Unprocessed data (Dữ liệu chưa được xử lý)
+ Pháp nhân (Entity): Chọn đối tượng All accounts (Tất cả tài khoản), Specific accounts (Tài khoản cụ thể) hoặc Organizational unit (Đơn vị tổ chức)
+ Múi giờ (Time zone): Chọn múi giờ
+ Ngày gửi (Date sent): Bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc
+ Loại từ email nháp (Exclude email drafts): Tắt bật để tìm kiếm cả thư nháp hoặc không.
Bước 5: Nhấn chọn Tìm kiếm (tìm kiếm) để bắt đầu tìm kiếm. Google Vault sẽ tìm kiếm danh sách dữ liệu ứng với các điều kiện tìm kiếm của bạn.
Bước 6: Bạn bấm Xuất (Export ) để xuất dữ liệu. (Bạn có thể bấm “Chỉnh sửa truy vấn” (Expand) để mở lại phần điều kiện tìm kiếm để bạn chỉnh sửa)
Bước 7: Chọn tên và Format cho tệp xuất (MBOX và PST) sau đó click “Xuất”
Bước 8: Bạn bấm sang tab “Xuất” EXPORTS để xem tiến trình xuất dữ liệu. Khi tệp dữ liệu của bạn đã xuất xong, hãy trỏ chuột đến và chọn Download để tải dữ liệu xuống máy tính.
Bước 9: Tệp sẽ có định dạng .mbox hoặc .pst tùy theo tùy chọn định dạng (Format) bạn chọn khi xuất. Dùng Mbox Viewer để đọc tệp .mbox hoặc Outlook để đọc tệp .pst.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể xuất dữ liệu cho một dịch vụ của Google tại một thời điểm. Nếu bạn cần xuất nhiều loại dữ liệu bạn hãy làm lần lượt. Việc xuất dữ liệu mới khi mà tệp cũ chưa xuất xong sẽ khiến tệp cũ dừng xuất.
Google Vault là một công cụ quan trọng để bảo vệ, lưu trữ và quản lý dữ liệu, luôn đảm bảo rằng dữ liệu luôn an toàn và tuân thủ các quy định pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp.
Trên đây là hướng dẫn của HoTroGoogle.vn để giúp bạn hiểu hơn về cách hoạt động và cách vận hành của Google Vault.
Chúc bạn thành công!