Gmail của Google là một trong những dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Để cải thiện trải nghiệm người dùng, gã khổng lồ công nghệ có trụ sở tại California hiện đã đưa ra một tính năng đột phá dưới dạng Gmail ngoại tuyến. Khi được bật, tính năng mới này sẽ loại bỏ yêu cầu phải có kết nối internet đang hoạt động để có thể đọc, trả lời cũng như tìm kiếm các thư Gmail. Nó sẽ vô cùng hữu ích cho những người thường xuyên phải làm việc khi đang di chuyển hoặc ở những khu vực có ít hoặc không có quyền truy cập Wi-Fi hoặc dịch vụ dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của tính năng mới này và các bước thiết lập Gmail ngoại tuyến trên điện thoại di động và máy tính xách tay/PC.
1/ Tính năng ngoại tuyến của Gmail hoạt động như thế nào
Hiện tại, tính năng Gmail ngoại tuyến chỉ khả dụng trên trình duyệt Chrome dành cho người dùng máy tính xách tay/PC và điện thoại di động (ngoại trừ người dùng các thiết bị iOS). Điều quan trọng cần lưu ý là tùy chọn ngoại tuyến sẽ chỉ hoạt động nếu bạn đang duyệt web ở chế độ bình thường chứ không phải Ẩn danh.
Sau khi bạn thiết lập, tính năng này sẽ tự động đồng bộ hóa các thư Gmail mới nhất của bạn để truy cập ngoại tuyến trong khoảng thời gian từ 7 đến 90 ngày, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Bạn có thể duyệt qua thư, tìm kiếm, lưu trữ hoặc xóa chúng ở chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, khi bạn gửi email ở chế độ ngoại tuyến, nó sẽ đi vào thư mục Hộp thư đi và sẽ chỉ được gửi đến người nhận khi bạn trực tuyến trở lại.
Dưới đây là một vài điều mà bạn phải biết trước khi bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến:
- Tính năng này chỉ hoạt động nếu Gmail được mở trong một tab. Nếu cố mở lại, bạn sẽ nhận được thông báo cho biết “Gmail đang mở trong tab khác, hãy chuyển tab để sử dụng thư ngoại tuyến”.
- Nếu có tài khoản cơ quan hoặc trường học (Google Workspace), bạn không thể tự bật tùy chọn ngoại tuyến. Bạn sẽ phải yêu cầu quản trị viên thay đổi cài đặt.
- Số lượng thư bạn có thể lưu ngoại tuyến bị giới hạn trong dung lượng lưu trữ khả dụng trên trình duyệt Chrome hoặc bộ nhớ thiết bị của bạn.
- Bạn cần có kết nối internet hoạt động để thiết lập tính năng này trước khi có thể bắt đầu sử dụng Gmail ngoại tuyến.
- Bạn chỉ có thể bật tính năng này nếu đang sử dụng Chrome phiên bản 61 trở lên. Vì vậy, bạn phải cập nhật trình duyệt Chrome của mình nếu trình duyệt này chưa được cập nhật.
Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin chi tiết về cách hoạt động của Gmail ngoại tuyến, hãy đi sâu vào cách bạn có thể kích hoạt và sử dụng nó trên điện thoại Android, thiết bị iOS và máy tính xách tay/PC của mình.
2/ Cách thiết lập Gmail ngoại tuyến
Tùy thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng, đây là hướng dẫn từng bước để thiết lập Gmail ngoại tuyến.
Trên Android
Người dùng Android có thể bật Gmail ngoại tuyến bằng ứng dụng Gmail tích hợp theo các bước sau:
- Truy cập ứng dụng Gmail và nhấp vào biểu tượng menu ba thanh ở góc trên cùng bên trái.
- Cuộn xuống danh sách các tùy chọn và chọn “Cài đặt“.
- Nhấp vào tài khoản bạn muốn sử dụng Gmail ngoại tuyến.
- Chuyển đến phần Sử dụng dữ liệu và chọn hộp “Đồng bộ hóa Gmail”.
- Bây giờ, hãy nhấp vào tùy chọn “Số ngày gửi thư để đồng bộ hóa” và chọn khoảng thời gian mong muốn.
Lưu ý: Số ngày gửi thư bạn muốn đồng bộ hóa tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ trên thiết bị của bạn. Theo nguyên tắc chung, một ngày email chiếm khoảng 10mb dung lượng.
Giờ đây, bạn có thể đọc, tìm kiếm, viết và xóa thư trong Gmail mà không cần có Wi-Fi hoặc dữ liệu di động.
Trên iOS
Thật không may, người dùng các thiết bị iOS sẽ không thể sử dụng ứng dụng Gmail để truy cập tính năng ngoại tuyến. Tuy nhiên, họ có thể thiết lập Gmail ngoại tuyến thông qua ứng dụng trình duyệt Google Chrome . Quá trình này sẽ giống như kích hoạt tính năng này trên máy tính xách tay/PC. Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây để thiết lập Gmail ngoại tuyến trên các thiết bi iOS của mình
Trên máy tính xách tay/PC
Dưới đây là các bước để truy cập Gmail ngoại tuyến trên máy tính xách tay/PC chạy Windows hoặc MacOS:
- Mở trình duyệt Chrome trên thiết bị của bạn và truy cập google.com.
- Nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu của bạn để đăng nhập .
- Khi bạn đã đăng nhập, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên cùng bên phải.
- Nhấn “Xem tất cả cài đặt“.
- Trên trang mở ra, hãy chọn tab “Ngoại tuyến”.
- Chọn hộp “Bật thư ngoại tuyến”.
- Ngay khi bạn đánh dấu vào ô này, các cài đặt mới sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn. Chọn số ngày gửi thư mà bạn muốn đồng bộ hóa dọc theo tùy chọn “Cài đặt đồng bộ hóa”.
- Tiếp theo, chọn xem bạn có muốn giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của mình hay không và xóa dữ liệu đó khỏi máy tính của bạn (tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ có sẵn cho thư ngoại tuyến trên máy tính của bạn như được hiển thị trong menu) và nhấp vào “Lưu thay đổi“ .
Và bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng Gmail ngoại tuyến trên máy tính của mình
3/ Câu hỏi thường gặp
Làm cách nào để tắt Gmail ngoại tuyến?
Trước khi tắt Gmail ngoại tuyến, bạn phải xóa tất cả dữ liệu ngoại tuyến khỏi thiết bị của mình. Tương tự, hãy mở Chrome và nhấn vào Thêm (ba dấu chấm) > Cài đặt > Nâng cao > Cài đặt nội dung > Cookie > Xem tất cả cookie và dữ liệu trang web > Xóa tất cả. Sau đó, chỉ cần truy cập cài đặt ngoại tuyến của Gmail và bỏ chọn hộp “Bật thư ngoại tuyến” để tắt tính năng này.
Tôi có thể sử dụng nhiều tài khoản Gmail ở chế độ ngoại tuyến không?
Có, bạn có thể bật Gmail ngoại tuyến cho nhiều tài khoản. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bạn cần thiết lập chế độ ngoại tuyến riêng cho từng tài khoản Gmail.
Thư của tôi đã ngừng đồng bộ hóa trong Gmail ngoại tuyến. phải làm gì?
Có thể bạn đã hết dung lượng lưu trữ để đồng bộ thư ngoại tuyến. Thử những thứ này xem:
- Xóa bộ nhớ cache, cookie và dữ liệu trang web cũ hơn.
- Chọn số ngày ít hơn để đồng bộ hóa thư từ cài đặt ngoại tuyến của Gmail.
- Bỏ chọn hộp “Tải xuống tệp đính kèm” từ cài đặt ngoại tuyến của Gmail.
- Tin nhắn của bạn cũng có thể ngừng đồng bộ hóa nếu bạn đóng Chrome. Mở lại để bắt đầu đồng bộ hóa.
Tại sao tôi không thể xem tệp đính kèm email trong Gmail ngoại tuyến?
Khi bạn đang sử dụng Gmail ngoại tuyến, bạn sẽ không thể xem trước các tệp đính kèm trong email. Tuy nhiên, bạn có thể tải xuống và mở chúng bằng một ứng dụng được cài đặt trên thiết bị của mình.
Tài khoản Gmail của tôi đang hiển thị lỗi “không đủ bộ nhớ” ở chế độ ngoại tuyến.
Có thể có nhiều lý do khiến bạn có thể được cảnh báo rằng bạn không đủ bộ nhớ.
- Bạn không có đủ dung lượng trên ổ cứng.
- Bạn đang sử dụng chế độ Ẩn danh trên Chrome.
- Bạn đang sử dụng hồ sơ Khách trong Chrome.
- Chrome của bạn được đặt để xóa tất cả cài đặt khi thoát.
Đảm bảo rằng bạn đang truy cập Chrome từ hồ sơ chính của mình ở chế độ bình thường và bạn có đủ dung lượng trống để lưu trữ thư Gmail ngoại tuyến. Để khắc phục sự cố cuối cùng, hãy đi tới Cài đặt Chrome > Nâng cao > Quyền riêng tư & bảo mật > Cài đặt nội dung > Cookie và đảm bảo rằng mail.google.com không được liệt kê trong phần “Xóa khi thoát”.
Tôi có thể sử dụng Gmail ngoại tuyến mà không cần Chrome không?
Có. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng ứng dụng email được thiết lập với cài đặt máy chủ Gmail SMTP và POP3/IMAP. Trong trường hợp này, thư của bạn được tải xuống máy tính của bạn và do đó, bạn sẽ có thể đọc, tìm kiếm và xếp hàng thư Gmail khi ngoại tuyến.
Sử dụng Gmail ngoại tuyến trên máy tính dùng chung hoặc máy tính công cộng có an toàn không?
Bạn không nên sử dụng Gmail ngoại tuyến trên các thiết bị dùng chung hoặc công cộng vì thư của bạn sẽ vẫn được lưu trữ trên thiết bị đó cho đến khi tính năng này bị tắt và người khác có thể có quyền truy cập vào chúng. Trong trường hợp cần sử dụng Gmail ngoại tuyến trên máy tính dùng chung hoặc máy tính công cộng, bạn không được quên xóa bộ nhớ đệm Gmail ngoại tuyến sau khi thực hiện xong.