Công việc của bạn thường xuyên phải gửi các tài liệu hoặc chia sẻ dữ liệu với khách hàng, đồng nghiệp và Google Drive được lựa chọn ưu tiên trong trường hợp này. Tuy nhiên không phải lúc nào khách hàng của bạn cũng sử dụng tài khoản Gmail, khi đó việc chia sẻ dữ liệu có gặp vấn đề nào đó không? Không ít người gặp khó khăn trong trường hợp này. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn thực hiện chia sẻ dữ liệu với những người không dùng Gmail.
Làm sao để chia sẻ dữ liệu Drive với những người không dùng Gmail?
Chia sẻ tệp hoặc thư mục thông qua link liên kết
Người dùng được bạn chia sẻ dữ liệu Google Drive không sử dụng Gmail vẫn có thể xem được các dữ liệu nếu như bạn gửi liên kết dữ liệu đó cho họ thông qua email của họ. Cách làm như dưới đây:
- Truy cập Google Drive và chọn dữ liệu muốn chia sẻ với người khác
- Bấm chuột phải vào dữ liệu đó và chọn Nhận liên kết
- Sau đó bạn sẽ thấy 1 link liên kết, bạn copy và gửi cho người cần chia sẻ.
- Chú ý về các quyền của người nhận chia sẻ dữ liệu.
Chia sẻ tệp hoặc thư mục qua Email
Bạn cũng có thể chọn lựa việc chia sẻ tệp hoặc thư mục trên Google Drive thông qua email của người nhận. Cách làm như sau:
- Truy cập vào dữ liệu trên Google Drive cần chia sẻ.
- Chuột phải vào dữ liệu đó và chọn “Chia sẻ”
- Sau đó bạn chọn “Thêm người và nhóm” và điền email của người nhận.
- Nên để thêm thông báo bằng việc tích vào “Thông báo cho mọi người”
- Sau khi bạn bấm nút “Gửi” Google sẽ có thông báo với bạn về việc dữ liệu sẽ được chia sẻ với những người không sử dụng Gmail.
- Bạn nhấp vào “Chia sẻ bằng mọi cách”
Người được chia sẻ sẽ nhận được thông báo về việc chia sẻ dữ liệu và được cấp quyền sử dụng dữ liệu mà không cần phải đăng nhập vào Gmail.
2 phương án thực hiện chia sẻ dữ liệu với người không dùng Gmail tương đối giống nhau về thao tác, bạn lựa chọn cách nào cũng được. Nhưng chúng tôi xin tư vấn như sau để bạn dễ quyết định hơn:
- Chia sẻ thông qua link liên kết thì sẽ giúp bạn gửi được tới nhiều người hơn, bạn có thể gửi qua email, qua chat … tuy nhiên cách này sẽ hơi khó kiểm soát những người sẽ xem được dữ liệu bạn chia sẻ.
- Chia sẻ thông qua email thì yêu cầu bạn sẽ phải nhập vào 1 list danh sách email và đảm bảo rằng mọi email đều phải chính xác, cách này giúp bạn an toàn hơn khi biết chính xác những người mà bạn sẽ chia sẻ dữ liệu.
Google luôn hướng tới việc làm sao hỗ trợ người dùng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, làm việc hiệu quả nhất, nếu như đọc các hướng dẫn của Google bạn vẫn gặp khó khăn về cách sử dụng và vận hành vậy hãy nghĩ tới việc đăng ký dịch vụ Google Workspace thông qua đại lý Google để được hỗ trợ xử lý trực tiếp. Chúc bạn thành công.