Gmail đang được hàng triệu người tin dùng cho hoạt động gửi nhận email trên thế giới này, những tính năng được cập nhật liên tục để hỗ trợ người dùng bên cạnh việc bảo mật tài khoản vô cùng tốt.
Bạn sẽ sử dụng Gmail hiệu quả hơn nếu như biết thêm được nhưng mẹo dưới đây.
1- Sử dụng phím tắt.
Sử dụng phím tắt khi làm việc trên Gmail giúp bạn giảm được rất nhiều thời gian và thao tác rê chuột trên màn hình. Ví dụ bạn chỉ cần bấm chữ C để soạn thư mới thay vì phải rê chuột tới tận nút Soạn thư mới.
Tuy nhiên không phải là phím tắt nào cũng có thể sử dụng được ngay, bạn cần bật tính năng sử dụng phím tắt trong Gmail trước.
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn
- Chọn Cài đặt tất cả, chọn mục “Phím tắt”
- Bạn bật Phím tắt và lưu lại là xong.
- Bạn tham khảo danh sách các phím tắt của Gmail: https://support.google.com/mail/answer/6594?hl
2- Tạo mẫu email.
Bạn thường xuyên gửi email với cùng 1 nội dung hoặc 1 form email nào đó thường xuyên sử dụng thì việc tạo mẫu email có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian đáng kể.
Hướng dẫn tạo mẫu email.
- Bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn
- Soạn email với đầy đủ tiêu đề và nội dung email
- Sau khi soạn xong email mẫu bạn bấm vào dấu 3 chấm
- Chọn “Mẫu” và “Lưu nháp dưới dạng mẫu”
- Bạn đặt tên cho mẫu email sử dụng để sau này bạn tìm lại dễ dàng hơn.
- Bạn có thể tạo ra nhiều mẫu email cho mục đích sử dụng của bạn.
Lưu ý: khi soạn email mẫu nếu bạn có chữ ký của Gmail thì bạn cần phải xóa đi, chỉ lưu lại nội dung email, nếu bạn lưu cả chữ ký thì khi sử dụng email mẫu sau này sẽ có 2 chữ ký trong email của bạn. Hướng dẫn tạo chữ ký chuyên nghiệp nếu như bạn chưa tạo chữ ký Gmail.
Hướng dẫn sử dụng mẫu email.
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và bấm soạn thư.
- Sau đó bạn bấm vào biểu tượng dấu 3 Chấm.
- Chọn Mẫu, sau đó bạn chọn Chèn mẫu mà bạn cần.
- Mẫu email của bạn sẽ tự động hiển thị ra màn hình soạn email mà bạn không cần phải soạn lại từ đầu.
- Chỉnh sửa lại thông tin trong email nếu bạn cần.
3- Tạo email trả lời tự động.
Bạn đang nghỉ phép và không có thời gian để xử lý email mà khách hàng gửi tới, bạn cần một thông báo tự động được gửi tới khách hàng để bạn nắm được thông tin hoặc hướng dẫn khách hàng liên hệ bộ phận hỗ trợ, công cụ email trả lời tự động sẽ vô cùng hữu ích trong trường hợp này.
- Bạn đăng nhập vào Gmail chọn Cài đặt tất cả.
- Chọn mục “Thư trả lời tự động” trong cài đặt chung.
- Chọn Bật tự động trả lời thư.
- Thêm thông tin thời gian gửi thư tự động, nếu bạn không chọn ngày cuối cùng thì thư sẽ tự động được gửi khi có email gửi đến.
- Thêm tiêu đề thư gửi tự động
- Thêm nội dung email, cần đầy đủ để khách hàng có thể liên hệ để xử lý.
Bài viết chia sẻ với bạn 3 mẹo giúp sử tiết kiệm thời gian khi sử dụng Gmail, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm những mẹo khác để giúp bạn sử dụng Gmail tốt hơn. Hẹn bạn ở bài viết tới.