Mỗi phiên bản Google Workspace sẽ có dung lượng lưu trữ khác nhau, ví dụ phiên bản Google Workspace Business Starter sẽ có 30GB, phiên bản Business Standard sẽ có 2TB với mỗi người dùng.
Khi người dùng Google Workspace sắp hoặc đã vượt quá giới hạn bộ nhớ, họ sẽ thấy một trong những cảnh báo sau ở đầu trang ngày khi đăng nhập:
+ Tài khoản *** của khách hàng của bạn đã vượt quá hạn mức bộ nhớ gộp
+ Tài khoản *** của khách hàng của bạn đã vượt quá hạn mức bộ nhớ gộp nên tài khoản đã được áp dụng thời gian gia hạn ** ngày.
Sau khi thời gian gia hạn của khách hàng kết thúc và ***, tài khoản của họ sẽ chuyển sang trạng thái “chỉ có thể đọc”. Ở trạng thái này, các dịch vụ sẽ bị ảnh hưởng, bao gồm cả việc người dùng không thể tải tệp mới lên hoặc tạo tệp Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày hoặc Biểu mẫu mới.
Đối với giao diện Admin Console của Google Workspace, sẽ có thông báo:
+ Bộ nhớ của tổ chức đã đầy – Tổ chức của bạn đã vượt quá hạn mức **TB dung lượng lưu trữ trên Google Workspace/ Để tránh bị gián đoạn dịch vụ, hãy giải phóng bộ nhớ hoặc mua thêm dung lượng trong ** ngày
Cùng với đó là các gợi ý của Google để Quản lý bộ nhớ và Mua thêm dung lượng lưu trữ
Vậy ngoài những thông báo trên, điều gì xảy ra khi bạn vượt quá hạn mức dung lượng? Bạn sẽ gặp phải những vấn đề sau:
+ Bạn không thể tải tệp hoặc hình ảnh mới lên Google Drive.
+ Bạn không thể sao lưu ảnh và video vào Google Photos.
+ Khả năng gửi và nhận email trong Gmail có thể bị ảnh hưởng. (trừ khách hàng đang sử dụng phiên bản Google Workspace for Education)
+ Bạn không thể tạo tệp mới trong các ứng dụng tạo nội dung cộng tác, chẳng hạn như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard. Nếu bạn không giảm mức sử dụng bộ nhớ, thì không ai có thể chỉnh sửa hoặc sao chép những tệp bị ảnh hưởng của bạn.
+ Người dùng không thể ghi lại các cuộc họp mới trong Google Meet.
Lưu ý: Bạn vẫn có thể đăng nhập và truy cập vào Tài khoản Google của mình.
Ngoài ra, nếu bạn vượt quá hạn mức từ 2 năm trở lên: Nếu bạn chưa giải phóng hoặc mua thêm bộ nhớ để dung lượng lưu trữ quay về dưới hạn mức, thì tất cả nội dung của bạn có thể bị xoá khỏi Gmail, Google Photos, và Google Drive (bao gồm cả tệp trên Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard).
Để khắc phục, bạn có thể tham khảo những phương án sau:
+ Liên hệ với quản trị viên để được cấp thêm dung lượng lưu trữ
+ Xóa bớt dung lượng email, Drive…vv không cần thiết để giải phóng bộ nhớ.
Đối với quản trị viên:
+ Mua thêm giấy phép Google Workspace để tăng thêm dung lượng lưu trữ cho toàn bộ tổ chức.
+ Nâng cấp lên phiên bản cao hơn. Hiện tại Google Workspace có rất nhiều phiên bản, phiên bản có dung lượng cao bao gồm Business Standard với 2TB, Business Plus với 5TB. Để có dung lượng lưu trữ tùy theo nhu cầu, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản Enterprise.
+ Liên hệ Infolinks – Đại lý ủy quyền của Google tại Việt Nam để được tư vấn giải pháp phù hợp.
+ Sử dụng các công cụ quản lý bộ nhớ trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên để xem lại việc sử dụng bộ nhớ của tổ chức. Tham khảo: Quản lý dung lượng người dùng Google Workspace
Chúc bạn thành công!