Khi một nhân viên trong công ty nghỉ việc thì việc của Quản trị viên không chỉ là xóa tài khoản đó và tạo mới để cấp cho nhân viên mới, vì còn liên quan tới các dữ liệu mà nhân viên đó đã tạo trong suốt quá trình làm việc, nếu bạn xóa ngay lập tức có thể sẽ gây gián đoạn hoặc thất thoát dữ liệu chia sẻ với những user khác.
Thật may Google cung cấp đầy đủ các công cụ giúp Quản trị viên thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Hãy cùng HotroGoogle.vn tham khảo bài viết sau đây:
Quản trị viên cần làm gì khi có nhân viên trong công ty nghỉ việc
Tạo truy cập an toàn cho tài khoản này:
Khi nhân viên nghỉ việc nếu bạn không thực hiện thay đổi lại mật khẩu, số điện thoại xác minh … thì có thể họ vẫn đăng nhập và tiếp tục sử dụng được dữ liệu của công ty. Hãy làm theo các bước sau đây:
- Đổi lại mật khẩu đăng nhập mới và ghi nhớ mật khẩu mới
- Thay đổi lại số điện thoại và email khôi phục địa chỉ email (nếu có)
- Đặt lại quy tắc đăng xuất ra khỏi tất cả các thiết bị đang đăng nhập tài khoản.
- Trong phần quản lý tài khoản hãy xóa hết mật khẩu ứng dụng của tài khoản nhân viên nghỉ việc.
Lưu dữ liệu.
Google cung cấp công cụ giúp bạn thực hiện di chuyển dữ liệu email từ tài khoản của nhân viên nghỉ tới bất kỳ tài khoản nào bạn muốn.
Là quản trị viên Google Workspace bạn bạn thậm chí có thể chuyển quyền sở hữu tệp ngay từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Truy cập Ứng dụng > Google Workspace > Drive và Tài liệu > Chuyển quyền sở hữu. Cung cấp thông tin chủ sở hữu tài khoản nguồn và đích.
Hoặc bạn có thể sử dụng Google Takeout để tải dữ liệu của tài khoản xuống.
Xóa tài khoản
Sau khi thực hiện xong 2 bước ở trên giờ đây bạn có thể xóa tài khoản của nhân viên đã nghỉ trong quản lý Admin Console. Hệ thống sẽ hỏi bạn có cần chuyển dữ liệu một số hạng mục, nếu cần bạn hãy chọn và thiết lập theo hướng dẫn của Google.
Tạo bí danh
Sau khi đã thực hiện xóa xong tài khoản của nhân viên đã nghỉ lúc này bạn nên tạo bí danh theo tài khoản đã tạo, để trong trường hợp khách hàng vẫn gửi vào địa chỉ email của nhân viên đã nghỉ bạn sẽ không bị bỏ sót thông tin.
Công việc xử lý tài khoản của nhân viên đã nghỉ rất quan trọng để tránh những thất thoát dữ liệu. Bạn nên làm công việc này ngay sau khi nhân viên nhận quyết định nghỉ việc.