HotroGoogle.vn đã đưa ra các tư vấn giúp quản trị viên Google Workspace tránh những rủi ro ảnh hưởng tới an toàn dữ liệu mà người dùng đã tạo dựng thông qua bài viết Các thực hành tốt nhất dành cho Quản trị viên Google Workspace Phần 1.
Trong bài viết này, HotroGoogle.vn sẽ tiếp tục chia sẻ thêm những cách thực hành tốt nhất cho Quản trị viên Google Workspace Phần 2.
Không sử dụng tài khoản quản trị viên cấp cao cho hoạt động hàng ngày
Bạn đã hiểu mức độ quan trọng của tài khoản quản trị viên cấp cao dịch vụ Google Workspace, vì thế bạn không nên sử dụng tài khoản quản trị viên cho các hoạt động hàng ngày, vì trong quá trình sử dụng có thể bạn bị chiếm mất quyền quản lý tài khoản đó thì sẽ rủi ro rất cao. Chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký một tài khoản admin riêng và tài khoản sử dụng hàng ngày riêng. Và tất nhiên hãy thực hiện bảo mật xác minh 2 lớp tài khoản Gmail
Không nên đặt tài khoản quản trị viên quá dễ đoán.
Nhiều đơn vị chọn lựa đặt tài khoản admin quá dễ đoán như admin@, quantri@, info@ … điều này không tốt nếu như có người bên ngoài muốn chiếm quyền kiểm soát dịch vụ Google Workspace của bạn. Hãy đặt tài khoản admin một cách phức tạp và khó đoán hơn để đảm bảo an toàn.
Luôn kiểm tra kỹ các email gửi tới tài khoản quản trị.
Tài khoản quản trị Google Workspace nếu bạn không sử dụng cho các hoạt động hàng ngày thì sẽ chỉ nhận được email từ Google (thường là thông tin cập nhật tính năng hoặc cảnh báo từ Google) hãy đảm bảo bạn luôn nhận được những thông tin này, nếu bỏ quả có thể sẽ dẫn tới việc Google hiểu sai sẽ tạm ngưng dịch vụ hoặc bạn không kịp thời khắc phục sẽ dẫn đến những hậu quả không đáng có.
Không thực hiện ghi nhớ mật khẩu hoặc duy trì đăng nhập tài khoản quản trị
Nhiều người có thói quen ghi nhớ mật khẩu tài khoản trên trình duyệt hoặc duy trì trạng thái đăng nhập mà không thoát sau khi đã xử lý xong công việc. Điều này cực kỳ nguy hiểm bởi bạn khó lòng kiểm soát những tiện ích có trên trình duyệt hoặc ai đó có thể sử dụng trình duyệt đó và tiếp tục hoạt động như bạn đang thao tác. Hãy nhớ luôn đăng xuất tài khoản admin sau khi đã thực hiện xong công việc.
Phân chia quyền admin theo bộ phận
Tránh việc hạn chế đăng nhập nhiều tài khoản quản trị bạn hãy cấp quyền theo các bộ phận để nếu như phát sinh vấn đề cần xử lý thì phụ trách các bộ phận đó có thể đăng nhập vào tài khoản được cấp xử lý. Ví dụ như user thì sẽ cấp quyền quản lý user cho phòng nhân sự chẳng hạn …
Chúng tôi luôn tư vấn bạn có những quy tắc cho bản thân để đảm bảo an toàn tài khoản quản trị viên dịch vụ Google Workspace. HotroGoogle.vn sẽ gửi đến bạn những cách thực hành tốt nhất cho quản trị viên ở bài viết sau. Xin cảm ơn.