Khi bạn đăng ký dịch vụ Google Workspace bạn sẽ có cho mình một Tổ chức (Organization) tuy nhiên bạn cũng có thể tạo thêm các tổ chức con phía dưới để dễ dàng quản lý hơn, vậy làm sao để tạo thêm các tổ chức mức và cách sử dụng ra sao, trong bài viết này HotroGoogle.vn sẽ giới thiệu với bạn.
Vì sao bạn nên tạo các tổ chức Google Workspace?
Quản lý dễ dàng: Tổ chức cho phép quản trị viên quản lý toàn bộ tài khoản và tài nguyên một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Thay vì phải xử lý từng tài khoản một cách riêng lẻ, quản trị viên có thể quản lý cụm tài khoản trong cùng một tổ chức.
Bảo mật tài nguyên: Tổ chức cho phép quản trị viên thiết lập các chính sách bảo mật cụ thể cho tài khoản và dữ liệu trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sử dụng dữ liệu quan trọng.
Cộng tác và Chia sẻ: Tổ chức cho phép người dùng trong cùng một tổ chức dễ dàng cộng tác và chia sẻ tài liệu, lịch làm việc, thư điện tử và nhiều dịch vụ khác. Điều này cải thiện khả năng làm việc nhóm và tạo ra sự linh hoạt trong việc chia sẻ thông tin.
Tối ưu hóa Quản lý người dùng: Tổ chức giúp quản trị viên quản lý các tài khoản người dùng, cấp phép truy cập và theo dõi hoạt động của từng người dùng trong hệ thống. Điều này làm cho việc theo dõi và bảo trì tài khoản trở nên dễ dàng hơn.
Tích hợp Dịch vụ: Một tổ chức trong Google Workspace cho phép các tài khoản người dùng sử dụng nhiều dịch vụ của Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet, và nhiều ứng dụng khác. Tích hợp này tạo ra môi trường làm việc toàn diện và liền mạch.
Quản lý Tài nguyên: Tổ chức giúp quản trị viên quản lý tài nguyên vật lý như Chromebooks, điện thoại di động và máy tính bảng trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng các thiết bị được cấu hình và theo dõi theo chuẩn và yêu cầu của tổ chức.
Phân phối Ứng dụng: Tổ chức cho phép quản trị viên phân phối và quản lý các ứng dụng và tiện ích trong tổ chức một cách hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả người dùng có thể sử dụng các công cụ cần thiết để làm việc.
Hướng dẫn cách tạo Tổ chức trong Google Workspace
- Bạn cần đăng nhập admin.google.com bằng tài khoản super admin.
- Chọn Thư mục/ Các đơn vị tổ chức
- Bấm “Tạo đơn vị tổ chức”
- Điền các thông tin về tổ chức mà bạn cần tạo, Bấm Tạo để hoàn thành
- Như vậy bạn đã tạo xong tổ chức của mình cần và kết quả như đưới đây:
Hướng dẫn thêm người dùng vào tổ chức của bạn.
Có 2 cách thêm người vào tổ chức của bạn như sau:
- User mới: khi tạo các thông tin Tên, Họ, email bạn sẽ có thêm tùy chọn tổ chức user sẽ thuộc về như dưới đây:
- User đã được tạo trước: bạn chỉ cần chỉnh sửa lại thông tin của user và chọn lại tổ chức mà bạn cần chuyển user đó tới.
Tính năng Tổ chức (Organization) đặc biệt phát huy tác dụng khi số lượng user mà bạn quản lý từ 30 trở lên. Hy vọng bài viết chia sẻ với bạn thêm 1 kinh nghiệm để việc quản lý dịch vụ Google Workspace trở nên đơn giản hơn