Google Docs là trình xử lý văn bản thuộc bộ công cụ văn phòng của Google được sử dụng để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Bạn cũng có thể sử dụng Google Docs để cộng tác với bạn bè hoặc đồng nghiệp và phân công nhiệm vụ để cộng tác viên biết cần phải làm gì trong một số tài liệu nhất định.
Để chỉ định hoặc giao một nhiệm vụ hoặc “mục hành động – action item” trong Google Tài liệu rất đơn giản và có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhập tác vụ trực tiếp hoặc có thể thêm bằng cách sử dụng tính năng nhận xét ngay trong tài liệu.
Giao việc trực tiếp trong Google Docs
Để sử dụng tính năng này, bạn hãy mở tài liệu mà bạn muốn giao việc trong tài liệu đó. Sau đó bạn chọn đến phần mà bạn muốn giao việc rồi chọn “Checklist” (Danh sách kiểm tra)
Sau khi hiện lên các ô “Check box”, các bạn chọn vào dấu tick ở đầu mỗi công việc cần giao, rồi sau đó thêm các nội dung cần thiết như người được giao việc, ngày thực hiện việc được giao rồi chọn “Giao dưới dạng nhiệm vụ”
Ngay sau khi nhiệm vụ được giao sẽ được hiển thị tại tab “Task” bên phải trang tính. Tại đây bạn hoặc người được giao nhiệm vụ sẽ thấy được nội dung công việc của mình để có thể theo dõi và hoàn thành công việc được giao.
Giao việc trong Google Docs thông qua comment trên máy tính
Trước tiên các bạn mở file có việc cần giao
Đặt con trỏ vào vùng tài liệu mà bạn muốn giao nhiệm vụ cho cộng tác viên.
Trong thanh công cụ trên cùng, nhấn vào “Chèn” (insert) rồi nhấn vào “Nhận xét” (comment)
Bắt đầu nhập “@ + Email của người được giao việc “
Bạn tick vào ô “Giao cho … ” (Assign to…) để giao nhiệm vụ cho người được đề cập
Sau đó nhấn vào nút “Chỉ định” (Assign) màu xanh lam
Sau đó sẽ có email thông báo về nội dung công việc sẽ được gửi tới email của người được giao việc, lúc này bạn và người giao có thể cập nhật được tiến độ công việc bất cứ khi nào.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về tính năng này hoặc các tùy chọn cài đặt khác của Google Biểu mẫu, vui lòng liên hệ Hỗ trợ Google, chúng tôi sẽ hỗ trợ giải đáp.