Bộ nhớ dùng chung (Google shared drive) là những thư mục đặc biệt trong Google Drive, nơi bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu với các nhóm. Dữ liệu trong shared drive thuộc về nhóm thay vì thuộc về từng cá nhân. Ngay cả khi thành viên nhóm rời đi, dữ liệu vẫn tồn tại để mọi người có thể tiếp tục sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào.
Những tính năng cơ bản của Shared drives:
- Dữ liệu thuộc tổ chức: Dữ liệu trong shared drives là thuộc tổ chức thay vì cá nhân. Khi thành viên của nhóm rời đi hoặc tài khoản người dùng bị xoá, dữ liệu trong shared drive do người đó tạo ra vẫn tồn tại.
- Chia sẻ linh hoạt: Người dùng có thể được chia sẻ với tư cách là thành viên của shared drive để có nhiều quyền hơn trên toàn bộ shared drive hoặc được chia sẻ là người chỉ xem một tệp hay một vài thư mục cụ thể.
- Cộng tác với người ngoài tổ chức: Nếu được cho phép, người dùng bên ngoài tổ chức cũng có thể sử dụng và cộng tác trên shared drive, dữ liệu do người đó đóng góp sẽ trở thành dữ liệu chung của tổ chức.
- Đồng bộ dữ liệu giữa máy tính và đám mây: Dữ liệu từ các shared drive có thể được đồng bộ xuống máy tính bất kỳ lúc nào.
Sự khác nhau giữa Shared Drive và My Drive:
| My Drive | Shared drives | |
| Ai có thể tải dữ liệu lên? | Chủ sở hữu của My Drive. | Bất kỳ thành viên nào có Quyền đóng góp hoặc cao hơn (*) |
| Ai sở hữu dữ liệu? | Người tạo ra các tệp và thư mục | Cả nhóm |
| Tôi có thể di chuyển dữ liệu? | Có, bạn có thể di chuyển dữ liệu hay thư mục giữa các thư mục trong My Drive | Nếu bạn có Quyền đóng góp hoặc cao hơn, bạn có thể di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive. Nếu bạn có Quyền Quản lý nội dung bạn có thể di chuyển tệp và thư mục trong 1 Share Drive. Nếu bạn có Quyền người quản lý, bạn có thể di chuyển tệp ra khỏi hoặc giữa các Shared Drive. Nếu bạn muốn di chuyển tệp từ My Drive sang Shared Drive, hãy liên hệ Quản trị viên tài khoản Google Workspace. |
| Tôi có thể đồng bộ dữ liệu với máy tính? | Có, hãy sử dụng phần mềm Google Drive for desktop. | Có, hãy sử dụng phần mềm Google Drive for desktop. |
| Việc chia sẻ hoạt động như thế nào? | Mọi người có thể nhìn thấy từng tệp hoặc thư mục, tuỳ thuộc vào dữ liệu họ được chia sẻ. | Tất cả thành viên của Shared Drive sẽ thấy mọi dữ liệu trong Shared Drive đó. |
| Dữ liệu bị xoá lưu lại trong thùng rác bao lâu? | Tệp và dữ liệu sau khi bị xoá sẽ ở trong thùng rác 30 ngày, trước khi bị xoá hoàn toàn. Bạn cũng có thể vào thùng rác để xoá hoàn toàn dữ liệu trước 30 ngày. | Mỗi Shared Drive sẽ có một thùng rác riêng. Thành viên với Quyền quản lý nội dung có thể xoá dữ liệu vào thùng rác, dữ liệu sau đó 30 ngày sẽ bị xoá hoàn toàn. Thành viên với Quyền quản lý có thể xoá hoàn toàn dữ liệu khỏi thùng rác trước 30 ngày. |
| Tôi có thể khôi phục dữ liệu? | Có, nếu bạn là chủ sở hữu | Có, nếu bạn có Quyền quản lý nội dung hoặc cao hơn. |
(*) Tham khảo các Quyền truy cập trong Shared Drive
Share Drive được sử dụng trong những trường hợp nào?
- Dự án: Dành cho những người trong cùng một dự án
- Sự kiện: Dành cho những sự kiện ngắn và có dữ liệu cần chia sẻ với các thành viên
- Biểu mẫu: Các tài liệu cần được chia sẻ và tái sử dụng cho nhiều người
- Tài liệu chung: Các tài liệu, dữ liệu được dùng ở quy mô rộng lớn trong cả công ty, ví dụ như các quy định, chính sách, hay các tài liệu đào tạo
- Tài liệu nhạy cảm: Các dữ liệu nhạy cảm mà người quản lý cần có nhiều quyền chia sẻ đa dạng hơn để tăng tính bảo mật.
Lưu ý: Tính năng Bộ nhớ dùng chung Shared Drive chỉ có sẵn ở các phiên bản Google Workspace sử dụng bộ nhớ gộp từ bản Business Standard trở lên.