Như các bạn đã biết, Bộ nhớ dùng chung (hay Shared Drive) là một tính năng vô cùng hữu dụng của Google Workspace được người dùng yêu thích bởi sự ổn định và có nhiều tuỳ chọn cho phép chia sẻ dữ liệu linh hoạt giữa các thành viên. Với Shared Drive, người dùng có thể được cấp quyền quản trị bộ nhớ, quyền chỉnh sửa, quyền đóng góp hay quyền chỉ xem, và đặc biệt dữ liệu sẽ không bị mất đi nếu người dùng bị xoá, cũng như bộ nhớ của từng thành viên không bị chiếm dụng.
Khi sử dụng tính năng Bộ nhớ dùng chung, bạn hãy lưu ý một số giới hạn dưới đây theo quy định của Google:
Số lượng tệp/thư mục tối đa: 400.000 là số lượng tệp và thư mục tối đa có thể chứa trong 1 Shared Drive. Google khuyến khích bạn lưu dữ liệu dưới giới hạn này để đảm bảo người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin. Với các thư mục có nhiều tệp bạn có thể nén lại để giảm số lượng.
Giới hạn dung lượng: Mỗi Shared Drive có mức dung lượng giới hạn theo cài đặt của Quản trị viên, nếu vượt quá bạn sẽ không thể tải lên dữ liệu, vui lòng liên hệ với Quản trị viên tài khoản Google Workspace để tìm phương án xử lý.
Giới hạn thư mục con: Mỗi Shared Drive được phép chứa tối đa 20 cấp thư mục con. Thay vì tạo nhiều thư mục con trong Shared Drive, hãy tạo nhiều shared drive để sắp xếp thông tin khoa học hơn, đồng thời bạn cũng không thể di chuyển chuyển các thư mục trong My Drive vào Shared Drives.
Giới hạn tải lên: Mỗi người dùng chỉ được tải lên tối đa 750 GB dữ liệu hàng ngày, dung lượng tối đa của 1 file tải lên là 5 TB, khi hết giới hạn việc tải lên sẽ được tiếp tục vào ngày hôm sau cho tới khi hoàn tất.
Giới hạn thành viên: Mỗi Shared Drive được phép chia sẻ với tối đa 100 nhóm, hoặc 600 thành viên (bao gồm nhóm và cá nhân), hoặc 50.000 cá nhân.
Giới hạn hiển thị: Trên giao diện của Drive, chỉ 1.000 Shared Drive được hiển thị, bạn vẫn có thể tìm kiếm hoặc truy cập trực tiếp vào đường dẫn của các bộ nhớ dùng chung khác đang bị ẩn.
Lưu ý: Tính năng Bộ nhớ dùng chung Shared Drive chỉ có sẵn ở các phiên bản Google Workspace sử dụng bộ nhớ gộp từ bản Business Standard trở lên.