Nếu như trước đây, quản trị viên chỉ có thể kiểm tra một số thông số cơ bản về dung lượng (bộ nhớ) của người dùng thì hiện tại quản trị viên có thể làm được nhiều hơn thế.
Bắt đầu từ tháng 4/2022 Google ra mắt công cụ quản lý dung lượng của người dùng thông qua Admin Console, giúp quản trị viên có thể kiểm tra, kiểm soát dung lượng của mỗi người dùng, nhóm người dùng và toàn bộ tổ chức.
Sử dụng các công cụ quản lý bộ nhớ này, quản trị viên có thể nhanh chóng và dễ dàng:
- Kiểm tra tổng dung lượng của toàn bộ người dùng
- Kiểm tra dung lượng được sử dụng bởi các sản phẩm cụ thể như Drive hoặc Gmail
- Kiểm tra những người dùng sử dụng nhiều dung lượng nhất trong tổ chức.
- Kiểm tra các bộ nhớ dùng chung chiếm nhiều dung lượng nhất (đối với các phiên bản có bộ nhớ dùng chung – Shared Drive)
- Quản lý và xóa các bộ nhớ dùng chung thông qua việc kiểm tra dung lượng
- Kiểm tra cảnh báo giới hạn dung lượng của người dùng
- Truy cập các báo cáo chi tiết về việc sử dụng dung lượng của người dùng
- Áp dụng giới hạn bộ nhớ cho người dùng
Hướng dẫn truy cập công cụ quản lý dung lượng
Bước 1: Dùng tài khoản quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên bộ nhớ (Storage Admin) truy cập vào Admin Console theo đường dẫn: admin.google.com
(Vai trò quản trị viên bộ nhớ – Storage Admin bắt đầu khả dụng từ ngày 18/10/2022)
Bước 2: Kéo xuống dưới cùng click “hiện thêm” (show more) => Bộ nhớ (storage)
Tại đây bạn có đặt giới hạn dung lượng bộ nhớ cho toàn bộ tổ chức, ngoài ra bạn cũng có thể giới hạn bộ nhớ của từng người dùng thông qua các đơn vị tổ chức.
Cài đặt này mặc định sẽ được tắt, để bật tính năng này, tại “Chế độ cài đặt của bộ nhớ”(Storage settings) bạn click “Quản lý”(manage)
Qua bài viết trên, HoTroGoogle.vn đã giới thiệu và hướng dẫn bạn sử dụng công cụ quản lý dung lượng người dùng Google Workspace.
Như các bạn đã thấy, Google liên tục cập nhập các tính năng mới hữu ích cho người dùng. Nếu có câu hỏi hay có thêm đề xuất, hay cùng nhau thảo luận bằng cách bình luận xuống phía dưới.
Cảm ơn bạn đã theo dõi!