Bạn đã bao giờ muốn gửi email cá nhân hóa đến nhiều người mà không phải soạn từng email một? Với tính năng Mail Merge trong Gmail, bạn hoàn toàn có thể làm điều đó một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hãy cùng tìm hiểu cách tận dụng tính năng hữu ích này nhé!
Mail Merge là gì?
Mail Merge là một tính năng cho phép bạn cá nhân hóa email hàng loạt bằng cách sử dụng các thẻ gộp (merge tags) như @firstname (tên), @lastname (họ),… Khi gửi email, các thẻ này sẽ được thay thế bằng thông tin tương ứng của từng người nhận, tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp.
Ai có thể sử dụng Mail Merge?
Nếu bạn đang sử dụng một trong các gói Google Workspace sau, bạn hoàn toàn đủ điều kiện sử dụng Mail Merge:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
Cách sử dụng Mail Merge
1. Chuẩn bị dữ liệu:
- Tạo danh sách người nhận: Bạn có thể tạo một bảng tính Google Sheets chứa thông tin của người nhận, bao gồm email, tên, họ và bất kỳ thông tin nào khác bạn muốn cá nhân hóa.
- Soạn email mẫu: Viết nội dung email bạn muốn gửi và chèn các thẻ gộp vào vị trí bạn muốn cá nhân hóa thông tin. Ví dụ: “Chào @firstname,…”. Bước này bạn có thể làm sau trong trình soạn email
2. Thực hiện Mail Merge:
- Trong Gmail, mở email nháp bạn vừa soạn hoặc tạo email mới.
- Nhấp vào biểu tượng Trộn thư/Mail Merge (biểu tượng hình 2 đầu người) ở cuối ô người nhận/To: (recipients)
, tích chọn Mail Merge/Trộn thư.
- Nhấp vào Thêm từ bảng tính/Add from a spreadsheet.
- Chọn một bảng tính được lưu trong Google Drive của bạn.
- Bấm vào Chèn/Insert.
- Trong cửa sổ, chọn các cột có thông tin người nhận từ bảng tính của bạn:
- E-mail: chọn cột có chưa danh sách email
- Tên: Chọn cột có tên khách hàng
- Họ (tùy chọn): Chọn cột có chứa họ của khách (nếu có)
- Nhấp vào Hoàn tất .
- Bảng tính của bạn được thêm vào dòng “Tới:” trong tin nhắn
- Trong tin ô soạn nội dung email, hãy nhập @ và chọn một thẻ đại diện cho cột thông tin mà bạn muốn trộn (Vd: Cột họ tên, cột danh xưng…)
- Thẻ hợp đại diện này xác định bởi tiêu đề cột dữ liệu trong bảng tính của bạn.
- Nếu tên cột chứa các ký tự đặc biệt, không phải chữ cái hoặc số, như tiếng Việt có dấu thì tên hiển thị sau @ sẽ không giống tên cột trên file Google Sheets, bạn có thể xác định thẻ tương ứng trong Gmail theo vị trí cột (A,B,C…) Ví dụ: cột đầu tiên sẽ được gọi là “@A.”
Mẹo nhỏ:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Đảm bảo thông tin trong bảng tính chính xác để tránh gửi nhầm email.
- Sử dụng giá trị mặc định: Nếu một người nhận không có thông tin cho một thẻ gộp nào đó, bạn có thể đặt giá trị mặc định để tránh lỗi. Ví dụ: nếu không có tên, bạn có thể dùng “quý khách” hoặc “anh/chị”.
- Theo dõi kết quả: Bạn có thể xem email đã gửi trong thư mục “Đã gửi” và kiểm tra xem có email nào bị trả lại hay không.
Lưu ý:
Hiện tại, Mail Merge trong Google Workspace chỉ hỗ trợ gửi tối đa 1.500 email mỗi ngày. Bạn không thể sử dụng trường Cc hoặc Bcc khi thêm người nhận từ bảng tính.
Với Mail Merge, việc gửi email cá nhân hóa hàng loạt chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Hãy thử ngay và trải nghiệm sự tiện lợi mà tính năng này mang lại!