Như tiêu đề bài viết, hôm nay HotroGoogle.vn sẽ gửi tới bạn một số những mẹo sử dụng Gmail giúp công việc của bạn trở nên đơn giản hơn.
1- Xem trước email trong hộp thư đến Gmail.
Nếu bạn muốn xem nội dung email gửi tới Gmail bạn buộc phải bấm mở email đó ra, nhưng nếu bạn vẫn muốn xem nội dung email mà chưa cần phải mở thì hãy thử theo cách sau nhé:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn trên trình duyệt, sau đó chọn Cài đặt
- Bạn kéo xuống và chọn “Ngăn đọc”
- Lựa chọn theo mong muốn hiển thị bạn cần
- Không chia: tùy chọn này sẽ mở một email trong Hộp thư đến của bạn và chiếm toàn bộ màn hình.
- Bên phải hộp thư đến: Nội dung email sẽ được hiển thị sang bên phải Gmail của bạn
- Bên dưới hộp thư đến: Nội dung email sẽ được hiển thị sang bên dưới Gmail của bạn.
- Sau khi thực hiện xong thì bây giờ bạn chỉ cần bấm vào email nội dung email sẽ được hiển thị theo vị trí mà bạn đã thiết lập.
2- Thay đổi mật độ hiển thị email trong Gmail.
Mặc định Google sẽ hiển thị tên người gửi, tiêu đề email và một phần rất nhỏ nội dung email, tuy nhiên bạn có thể thiết lập để thấy thêm được các tập tin đính kèm, và có thể mở ngay lập tức các tập tin đính kèm. Để thay đổi mật độ hiển thị email trong Gmail bạn làm theo hướng dẫn sau đây:
- Đăng nhập Gmail trên trình duyệt chọn Cài đặt (hình bánh răng)
- Sau đó bạn chọn “Mật độ” và lựa chọn những tùy chọn theo mong muốn.
- Mặc định: Chế độ này được Google cập nhật và khuyên bạn nên sử dụng vì bạn có thể thấy được các tập tin đính kèm, nhưng vì thế mà số lượng email hiển thị lại bị giảm xuống.
- Bình thường: Không hiển thị các file đính kèm, danh sách các email được sắp xếp đều nhau giữa các dòng.
- Chật: Danh sách các email được sắp xếp dày hơn dạng bình thường, như thế màn hình hiển thị email sẽ được nhiều email hơn.
Chúng tôi tư vấn bạn chọn chế độ “Mặc định” của Google để tiện nhất trong việc xử lý email.
3- Thay đổi chủ đề của Gmail.
Bình thường bạn sẽ có một màn hình làm việc của Gmail với giao diện đen hoặc trắng, tuy nhiên nếu bạn cảm thấy giao diện này quá nhàm chán và muốn thay đổi để lấy cảm hứng trong lúc làm việc thì bạn có thể thay đổi chủ đề của Gmail theo cách mà bạn muốn. Để làm điều này cũng đơn giản, hãy làm theo các bước sau đây:
- Đăng nhập Gmail của bạn trên trình duyệt, chọn Cài đặt (hình bánh răng)
- Sau đó chọn tới phần Giao diện và bấm chọn “Xem tất cả”
- Hộp thoại hiển thị ra rất nhiều các chủ đề có sẵn của Google để bạn chọn.
- Bạn cũng có thể tự tải hình ảnh mà bạn muốn lên bằng cách bấm “Tải ảnh của tôi” ở góc dưới bên trái hộp thoại.
- Sau đó bạn bấm lưu và Tải lại Gmail để cập nhật chủ đề mới.
4- Sắp xếp lại Hộp thư đến.
Công việc của bạn sẽ được xử lý một cách bài bản và thứ tự khi bạn sử dụng tính năng sắp xếp ưu tiên trong hộp thư đến của Gmail, bạn sẽ biết những email nào quan trọng cần phải xử lý gấp hoặc những email nào chưa cần xử lý ngay. Hãy làm theo hướng dẫn sau đây để thực hiện:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn trên trình duyệt.
- Chọn cài đặt (hình bánh răng góc trên bên phải Gmail)
- Bạn cuộn xuống chọn “Loại hộp thư đến”
Các tùy chọn cho bạn như sau:
- Mặc định: Thư đến được sắp xếp mặc định, thư nào đến sau xếp trên thư đến trước.
- Thư quan trọng trước: Những thư được đánh dấu là quan trọng sẽ được xếp lên trên cùng để nhắc nhở bạn cần ưu tiên xử lý và theo dõi
- Thư chưa đọc trước tiên: Sẽ ưu tiên hiển thị những thư chưa đọc, giúp bạn có kế hoạch thực hiện các công việc trong ngày.
- Thư có gắn dấu sao: là một hình thức đánh dấu các thư quan trọng với bạn để bạn tiện theo dõi và xử lý công việc.
- Hộp thư ưu tiên: Các email của bạn sẽ được tự động phân tách thành ba mục: thư quan trọng và chưa đọc, thư được gắn dấu sao và mọi thư khác.
- Nhiều hộp thư đến: Sắp xếp email vào các thẻ khác nhau trong hộp thư đến, như Mạng xã hội hoặc Quảng cáo. Khi mở Gmail, bạn sẽ không phải xem tất cả email cùng một lúc.
5- Hủy lệnh gửi email trong Gmail.
Bạn thực hiện bấm gửi email và sực nhớ ra chưa đính kèm file hoặc nhầm file hoặc nhầm email … bạn có thể thực hiện hủy lệnh gửi email trong một khoảng thời gian cho phép. Cách làm như sau:
- Đăng nhập Gmail trên trình duyệt chọn icon Bánh răng/ Xem tất cả chế độ cài đặt.
- Chọn “Hủy gửi” và đặt thời gian thực hiện lệnh hủy gửi email. Bạn nên chọn mức cao nhất là 30s
- Bạn bấm lưu lại tất cả.
- Và kết quả khi bạn thực hiện lệnh gửi email sẽ có thêm nút “Hủy” để bạn hủy quá trình gửi email và thực hiện chỉnh sửa nếu cần.
- Bạn bấm lưu lại tất cả.
- Và kết quả khi bạn thực hiện lệnh gửi email sẽ có thêm nút “Hủy” để bạn hủy quá trình gửi email và thực hiện chỉnh sửa nếu cần.
Nếu quá thời gian 30s mà bạn đã thiết lập thì email sẽ được gửi đi và không có cách nào thu hồi lại được, vì thế bạn hãy chắc chắn những nội dung email gửi đi để tránh những sai sót.
Bài viết hay hy vọng mang đến cho bạn những mẹo sử dụng Gmail hữu dụng, giúp bạn xử lý công việc trên Gmail nhanh chóng. Nếu cần được tư vấn hỗ trợ email doanh nghiệp bạn tham khảo Đại lý Google Workspace.