Bạn là người thường xuyên phải sử dụng Gmail để làm việc với khách hàng và đối tác, bạn muốn thời gian xử lý các công việc được nhanh chóng, liền mạch và không bị bỏ sót bất cứ một email nào. Bài viết này sẽ chia sẻ cách sắp xếp hộp thư Gmail khoa học giúp bạn tiết kiệm được thời gian xử lý các công việc.
Cách quản lý Hộp thư Gmail của bạn hiệu quả hơn
Ưu tiên hiển thị email vị trí đầu
Một ngày làm việc bạn có thể nhận tới hàng chục thậm chí là hàng trăm email được gửi tới hộp thư của bạn, nếu như bạn đọc lần lượt các thư đó thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và đôi khi lại bị bỏ qua những email quan trọng hoặc xử lý chậm dẫn tới hiệu quả làm việc không được cao. Bạn hãy sắp xếp Ưu tiên hiển thị những email quan trọng ở vị trí đầu và những email chưa cần xử lý gấp ở các vị trí tiếp sau đó.
Bạn vào Cài đặt tất cả trong Gmail, sau đó chọn mục Hộp thư đến và chọn lựa các tùy chọn như dưới đây:
Ý nghĩa các tùy chọn:
- Mặc định: email sẽ hiển thị theo thứ tự mà bạn nhận được, thường đây là chế độ mặc định của Gmail khi bạn chưa thiết lập điều gì.
- Thư quan trọng trước tiên: Thường Gmail có những dự đoán riêng để đánh giá những email nào là quan trọng với bạn và sẽ hiển thị ở vị trí đầu tiên trong hộp thư đến.
- Thư chưa đọc trước tiên: Thiết lập này sắp xếp các thư chưa đọc phía trên các thư gần đây, việc này sẽ cực kỳ tốt nếu như bạn sử dụng danh sách việc đã xử lý/chưa xử lý.
- Thư có gắn sao trước tiên: Những thư có gắn sao sẽ được hiển thị trước tiên trong hôp thư của bạn.
- Hộp thư ưu tiên: Gmail sẽ đánh giá việc bạn thường xuyên tương tác với email nào thì sẽ được ưu tiên hiển thị trước. Điều này rất hữu ích nếu như bạn phải xử lý nhiều email trong ngày.
Loại bỏ những tab không dùng đến
Gmail mặc định sẽ để rất nhiều các tab trên giao diện sử dụng và có vô số tab bạn sẽ không dùng đến, vậy hãy tắt chúng đi.
- Truy cập phần cài đặt tất cả trong Gmail
- Đi đến tab Hộp thư đến, chọn Danh mục
- Chọn những tab mà bạn muốn bật hoặc tắt
Lưu ý: Nếu bạn tắt 1 tab thì các thông báo trong tab đó sẽ chuyển về tab chính vì vậy hãy ưu tiên ẩn những tab sẽ ít nhận được email.
Tạo nhãn để quản lý email dễ dàng
Nhãn là một điều tuyệt vời mà Gmail mang lại giúp người dùng có thể quản lý email một cách dễ dàng và khoa học nhất. Có rất nhiều tùy chọn giúp bạn tạo nhãn cho email của bạn, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, nhận diện và xử lý công việc được tốt nhất.
Xem hướng dẫn tạo nhãn trong Gmail
Lưu trữ những email không được sử dụng trong tương lai gần
Thường những email mà bạn không sử dụng phương án là xóa đi, nhưng khi xóa bạn sẽ mất hẳn dữ liệu và tới khi cần sử dụng thì sẽ không còn nữa, vậy cách giải quyết trong trường hợp này là bạn hãy thao tác Lưu trữ email. Những email được lưu trữ sẽ không xuất hiện trong hộp thư đến nữa, nhưng bạn sẽ vẫn tìm lại và xem lại các thông tin đó.
Tạo bộ lọc để cá nhân hóa Gmail của bạn
Bộ lọc của Google áp dụng trong Gmail sẽ giúp bạn làm gần như bất cứ thứ gì bạn muốn, bạn có thể lọc theo: người gửi, chủ đề, người nhận … sau đó bạn có thể thiết lập để Gmail làm gì tiếp theo với những bộ lọc bạn đã tạo ra như: vào inbox, spam, đánh dấu là đã đọc …
Cách làm đơn giản như sau:
- Tại ô tìm kiếm trong gmail hãy bấm vào nút mũi tên chỉ xuống.
- Điền tất cả các thông tin mà bạn muốn khi tạo ra bộ lọc
- Bấm Nút tìm kiếm, mọi nội dung bạn cần sẽ hiển thị
- Sau đó bạn bấm nút Tạo bộ lọc để hoàn thành.
Trên đây là một số chia sẻ hữu ích giúp bạn Sắp xếp hộp thư Gmail giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Nếu bạn có thêm những cách khác vui lòng chia sẻ thêm.