Một trong những tính năng vượt trội của Google Sheet với những đối thủ khác chính là khả năng chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực, việc này giúp cho sự cộng tác làm việc giữa mọi người liền mạch, thông tin cập nhật nhanh chóng. Nhưng làm sao để chia sẻ dữ liệu được an toàn thì chưa hẳn mọi người đều biết. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để đảm bảo an toàn cho dữ liệu khi bạn thực hiện chia sẻ với mọi người.
Cách Chia sẻ và Bảo vệ Google Sheet của bạn đúng cách
Hướng dẫn chia sẻ Google Sheet của bạn tốt nhất.
Để thực hiện việc chia sẻ sử dụng Google Sheet với người khác thì trước tiên bạn phải là người tạo ra file Google Sheet, sau đó làm theo hướng dẫn:
- Bấm vào biểu tượng chia sẻ ở góc trên bên phải Google Sheet
- Sau đó sẽ có hộp thông báo hiện lên, tại đây bạn nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ, bạn có thể thêm nhiều người cùng 1 lúc, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thêm lần lượt vì có thể bạn sẽ không cấp quyền giống nhau với tất cả mọi người.
- Phía dưới là trạng thái thông báo để gửi tới người được mời tham gia chia sẻ mà bạn muốn gửi tới họ. Bạn có thể thêm hoặc không.
- Để cài đặt chia sẻ nâng cao bạn có thể chọn ở trong mục:
- Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ
- Người xem và người nhận xét có thể thấy cách tải xuống, in và sao chép.
- Khi bạn đã chọn lựa và thiết lập xong chỉ cần bấm “Xong” để hoàn thành.
Chỉ định người dùng cho từng Sheet (Trang tính)
Bạn muốn những người được chia sẻ chỉ có thể chỉnh sửa dữ liệu trên một số sheet nhất định thôi thì làm theo cách sau đây:
- Chuột phải vào sheet mà bạn muốn chia sẻ với người khác.
- Chọn “Bảo vệ trang tính”
- Cửa sổ “Trang tính và phạm vi được bảo vệ” xuất hiện
- Bạn chọn sheet mà cần chia sẻ
- Bạn có thêm tùy chọn gửi thông báo tới người được chia sẻ
- Sau đó bạn chọn “Đặt quyền”.
- Bỏ tích với những người bạn không cấp quyền chỉnh sửa với họ áp dụng với những người đã được mời chỉnh sửa trước đó
- Bạn cũng có thể thêm người mới vào chỉnh sửa trang tính tại bước này.
- Bấm “Xong” để hoàn thành.
Ẩn các sheet trong Google Sheet để tăng cường bảo mật
Những hướng dẫn ở trên đã giúp bạn thực hiện chia sẻ một số trang tính với người dùng cụ thể và bây giờ bạn cần ẩn những trang tính khác để họ không thể nhìn thấy, các trang tính đó có thể chứa thông tin mà bạn không muốn họ thấy, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Nhấp chuột phải vào sheet mà bạn muốn ẩn
- Chọn bảo vệ trang tính.
- Tại hộp thoại “Bảo vệ trang tính & phạm vi”
- Chọn Đặt quyền
- Tại Quyền chỉnh sửa phạm vi > Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này
- Tại menu thả xuống chọn Chỉ bạn
- Chọn Xong
- Quay trở lại Google Sheet bạn chọn sheet muốn ẩn, bấm chuột phải chọn Ẩn trang tính.
- Khi đó trang tính bạn cần Ẩn sẽ không xuất hiện nữa.
Trên đây là cách hướng dẫn bạn thực hiện chia sẻ và bảo vệ Google Sheet của bạn tuy nhiên bạn vẫn luôn phải cân nhắc về việc chia sẻ quyền với mỗi người để tránh những rủi ro không đáng có của bạn.