Google đã cập nhật tính năng Phê duyệt (Approval) trên Google Docs, điều này giúp bạn tiết kiệm được tối đa thời gian xin các lãnh đạo hoặc cấp quản lý phê duyệt một nội dung nào đó. Sử dụng tính năng phê duyệt cũng giúp bạn xem xét được những góp ý, chỉnh sửa của người phê duyệt để từ đó hoàn thiện văn bản mà bạn cần.
Tính năng Phê Duyệt trên Google Docs là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo ra quy trình xem xét và phê duyệt tài liệu dễ dàng và hiệu quả. Điều này đặc biệt hữu ích trong công việc hợp tác, xem xét bài viết, báo cáo, hoặc tài liệu quan trọng trước khi chia sẻ hoặc xuất bản chúng. Hãy thử tính năng này để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường kiểm soát đối với tài liệu của bạn trên Google Docs. Trong bài viết này HotroGoogle.vn sẽ hướng dẫn bạn Cách sử dụng tính năng phê duyệt trên Google Docs.
Lợi ích của tính năng Phê duyệt trên Google Docs
- Quản lý quyền truy cập: Bạn có quyền xác định ai có thể xem, đóng góp, hoặc phê duyệt tài liệu của bạn.
- Nâng cao kiểm soát: Bạn có thể xem lịch sử phê duyệt của tài liệu và xác định thời điểm nào đã được chỉnh sửa hoặc phê duyệt.
- Tăng hiệu quả làm việc: Quy trình phê duyệt giúp tối ưu hóa tương tác và xem xét tài liệu một cách có trật tự và hiệu quả hơn.
Hướng dẫn sử dụng tính năng phê duyệt trên Google Docs
- Trước tiên bạn cần có 1 file Google Docs cần phê duyệt và mở file đó lên
- Từ Menu File bạn chọn “Approval” – Phê duyệt.
- Sau khi bảng thông báo xuất hiện bạn sẽ thấy “Thực hiện yêu cầu” ở bên Phải.
- Điền email của những người sẽ thực hiện phê duyệt và Thông tin mô tả thêm nếu bạn cần
- Nhấp vào nút “Gửi yêu cầu” để hoàn thành.
Người phê duyệt sẽ nhận được thông báo qua email với tin nhắn của bạn, cùng với liên kết để mở tài liệu.
Ngay khi họ phê duyệt hoặc từ chối tài liệu, bạn sẽ nhận được thông báo qua email. Lưu ý rằng một tài liệu được coi là đã được phê duyệt khi tất cả những người đánh giá đã phê duyệt nó. Nếu một người đánh giá từ chối tệp thì yêu cầu đó cũng bị từ chối đối với tất cả những người đánh giá. Nếu các chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ được thông báo qua email.
Hiện tại tính năng phê duyệt trên Google Docs có sẵn với người dùng phiên bản Google Workspace Business Standard trở lên. Nếu bạn chưa đăng ký Google Workspace bạn có thể đăng ký ngay tại đây để trải nghiệm tính năng phê duyệt trên Google Docs.