Công cụ di chuyển nội bộ của Google Workspace – Google Data Migration Service (DMS), cho phép bạn chuyển dữ liệu người dùng của mình như email, lịch, danh bạ vào tài khoản Google Workspace mới của bạn từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Nếu có tài khoản Google Workspace, thì bạn có thể sử dụng miễn phí. Quy trình này rất đơn giản nhưng thời gian hoàn thành sẽ phụ thuộc vào khối lượng dữ liệu cần di chuyển của bạn. Bạn càng có nhiều dữ liệu thì càng mất nhiều thời gian để xử lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách di chuyển dữ liệu một cách hiệu quả.
Tại sao nên sử dụng Google Workspace Migrate?
Google Workspace Migrate đặc biệt hữu ích cho những khách hàng đang sử dụng dịch vụ Google Workspace có số lượng lớn người dùng và vì một lý do nào đó cần phải di chuyển dữ liệu giữa các tài khoản Google Workspace với nhau, vì dịch vụ này cho phép họ di chuyển một lượng lớn dữ liệu của tổ chức một cách đơn giản, an toàn và nhanh chóng.
Bạn có thể di chuyển dữ liệu email của người dùng sang Google Workspace bằng dịch vụ di chuyển dữ liệu nếu bạn đang di chuyển từ:
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 hoặc Exchange Online (Microsoft 365).
- Nhà cung cấp dịch vụ email trực tuyến sử dụng giao thức IMAP, chẳng hạn như 1&1 IONOS, AOL, Apple iCloud, Bluehost, Yahoo! hoặc Zoho.
- Một tài khoản Google Workspace khác.
- Tài khoản Gmail cá nhân (@gmail.com)
Bạn phải đăng nhập với tư cách quản trị viên cấp cao để thực hiện các tác vụ này. Tài khoản nguồn của bạn cũng phải được chuẩn bị (tài khoản gốc nơi dữ liệu sẽ được chuyển đi).
Các bước di chuyển dữ liệu với Google Workspace Migrate
1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google bằng tài khoản có đặc quyền quản trị viên cấp cao.
2. Ở Trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy nhấp vào Tài khoản ở bên trái rồi nhấp vào Di chuyển dữ liệu.
3. Nhấp vào Thiết lập dịch vụ di chuyển dữ liệu, sau đó cung cấp tất cả các thông tin cần thiết như:
+ Nguồn di chuyển: chọn bất kỳ tùy chọn nào được liệt kê:
– Google Workspace
– Gmail
– Microsoft Exchange 2003-2016
– Microsoft Office 365
– Máy chủ IMAP khác
– Tôi không biết
Trong Nguồn dữ liệu, chọn bất kỳ tùy chọn nào được liệt kê:
– Lịch
– Liên lạc
+ Giao thức kết nối: chọn bất kỳ tùy chọn nào được liệt kê:
– Tự động chọn (Được khuyến nghị)
– Dịch vụ web trao đổi (EWS)
– IMAP
+ Tài khoản vai trò, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu của tài khoản nguồn của bạn. Sau đó nhấp vào Bắt đầu.
Nếu bạn chọn nguồn di chuyển là Gmail hoặc Google Workspace thì sẽ được chuyển sang ngay bước tiếp theo mà không cần điền thêm các thông tin khác.
4. Trong Ngày bắt đầu di chuyển , bạn có thể chấp nhận tùy chọn mặc định xuất hiện hoặc chọn một ngày bắt đầu khác.
5. Trong Tùy chọn di chuyển , bạn có thể chọn tất cả các tùy chọn hoặc chọn loại trừ một hoặc nhiều tùy chọn trong số chúng.
6. Khi bạn đã chọn xong Ngày bắt đầu di chuyển và chọn Tùy chọn di chuyển, hãy nhấp vào Chọn người dùng.
Nếu bạn di chuyển email cho một người dùng:
– Nhấp vào Thêm người dùng .
– Nhập địa chỉ email của người dùng cần di chuyển dữ liệu đi vào trường Email nguồn.
– Nhập địa chỉ email của người dùng cần di chuyển dữ liệu đến vào trường Email Google Workspace.
– Nhấp vào Bắt đầu.
Nếu bạn di chuyển email cho nhiều người dùng
– Nhấp vào Tải lên hàng loạt bằng CSV .
– Nhấp vào Đính kèm tệp để tải lên tệp CSV chứa địa chỉ email cũ và địa chỉ email mới.
– Nhấp vào Tải lên và Bắt đầu Di chuyển .
– Nếu tệp của bạn có bất kỳ lỗi nào, bạn có thể chọn cập nhật tệp hoặc bỏ qua lỗi.
– Nếu bạn muốn thoát quá trình di chuyển đã hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm , sau đó nhấp vào Thoát quá trình di chuyển.
Mẹo di chuyển Google Workspace
Bây giờ bạn đã quen thuộc với các bước liên quan đến việc di chuyển email, lịch và danh bạ của mình, hãy đảm bảo làm theo các mẹo dưới đây của chúng tôi để tăng tốc quá trình:
– Di chuyển dữ liệu email, danh bạ, lịch trước khi đưa dịch vụ vào hoạt động. Điều này sẽ giảm thiểu thời gian chết cho những người dùng vẫn đang sử dụng hệ thống cũ.
– Di chuyển các lô dữ liệu nhỏ hơn cùng một lúc. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và tránh những sai sót có thể xảy ra.
– Đảm bảo rằng tất cả các địa chỉ cũ của người dùng đều được tính trong tệp di chuyển trước khi bắt đầu quá trình.
– Bắt đầu quá trình di chuyển vào cuối tuần hoặc trong thời gian ít lưu lượng truy cập để giảm thiểu sự gián đoạn có thể xảy ra.
– Theo dõi trạng thái di chuyển và yêu cầu báo cáo cấp miền để khắc phục mọi sự cố có thể phát sinh.