Công ty bạn đang sử dụng Google Workspace và bạn cần theo dõi việc gửi và nhận của toàn bộ hoặc một số nhân viên trong công ty (nhất là đối với nhân viên mới)?
Qua bài viết này, HoTroGoogle.vn sẽ hướng dẫn bạn thiết lập tự động chuyển tiếp (Auto Forward) email của toàn bộ (hoặc một số) nhân viên trong công ty tới 1 tài khoản chỉ định trên giao diện Admin Console mà không cần login vào tài khoản của nhân viên.
Bước 1: Đăng nhập admin.google.com bằng tài khoản quản trị viên (Super Admin)
Bước 2: Truy cập theo đường dẫn sau:
Ứng dụng (Apps) => Google Workspace => Gmail => Định tuyến (Routing)
Bước 3: Ở phần “Định tuyến” (Routing) chọn “Định cấu hình”(Configure)
Các bạn cấu hình theo các bước sau:
Thư ảnh hưởng (Email messages to affect): Đánh dấu tất cả toàn bộ thư bao gồm hộp thư đi và đến đều chuyển tiếp đến email bạn yêu cầu.
Bước 4: Cấu hình email nhận chuyển tiếp
Tại cửa sổ vừa mở, bạn kéo xuống chọn “Đồng thời gửi tới” (Also deliver to)
Tích vào “Thêm người nhận khác” (Add more recipients) và nhập địa chỉ email nhận
Như vậy tất cả các email nhận – gửi trong tổ chức của bạn sẽ tự động được chuyển tiếp (auto forward) vào email bạn vừa điền.
Note:
Trong trường hợp bạn chỉ muốn chọn 1 email (thay vì toàn bộ tổ chức) forward đến 1 email khác thì thiết lập thêm 1 bước dưới đây:
Kéo xuống dưới cùng chọn “Show options” (hiển thị tùy chọn)
Sẽ xuất hiện thêm tùy chọn “Bộ lọc phong bì” (Envelope filter).
Bạn tích vào 1 trong 2 ô (sau đó tạo lại route và tích vào ô còn lại):
+ Chỉ ảnh hưởng đến người gửi cụ thể trên phong bì (Only affect specific envelope senders)
+ Chỉ ảnh hưởng đến người nhận cụ thể trên phong bì (Only affect specific envelope recipients)
Sau đó nhập địa chỉ email muốn áp dụng.
(Nếu bạn để mặc định không tick vào ô nào, thì hệ thống sẽ áp dụng tự động forward cho toàn bộ email trong công ty tới email bạn yêu cầu)
Sau khi thực hiện tất cả các bước trên, bạn click “Save” để lưu thiết lập và chờ tối đa 24h để hệ thống hoạt động ổn định.
Hy vọng hướng dẫn này của HoTroGoogle.vn sẽ hữu ích với bạn. Hãy để lại bình luận nếu bạn có câu hỏi hoặc muốn chia sẻ thêm kinh nghiệm.
Chúc bạn thành công!